Planung von Messen und Veranstaltungen

Standkonzeption
Standpersonal
Kommunikation
Sonderaktionen
Erfolgskontrolle

Standkonzeption

1. Standgröße, Standform und Infrastruktur sind festzulegen. Dabei ist darauf zu achten, dass der Stand offen und einladend wirkt. Bei der Wahlmöglichkeit zwischen Kopf-, Block- und Reihenstand sollte dem Kopfstand der Vorzug gegeben werden.

2. Der Messestand ist zu platzieren, dass er in der Hauptlaufrichtung der Messebesucher liegt.

3. Bei der Konzeptionierung des Messestandes ist darauf zu achten, dass durch einen eyecatcher oder besondere Aktivitäten auf dem Stand eine Magnetwirkung für die Messebesucher entsteht.

4. Es empfiehlt sich, für jeden Messeauftritt einen Projektplan zu erstellen. Ein Muster können Sie von dieser Seite downloaden und an Ihre speziellen Rahmenbedingungen anpassen. Wir haben bewusst einen einfachen Excel-Plan hinterlegt, da spezielle Programme zur Projektsteuerung nur selten auf den Rechnern verfügbar sind.

Standpersonal

1. ggf. Zimmerreservierung vornehmen

2. der Messestand kann nur so gut sein wie die Akteure, die darauf tätig sind. Das Standpersonal muss motiviert sein und sollte ein Messetraining durchlaufen haben. Neben der fachlichen Qualifikation muss das Standpersonal dem Messeauftritt entsprechend gekleidet sein. Hier sind von der Messeplanung entsprechende Vorgaben zu machen.

3. Dem Standpersonal müssen alle Materialien zur Verfügung stehen, die für einen ordnungsgemäßen Standdienst erforderlich sind: Ausstellerausweise, Parkausweise, Namensschilder, Messeprotokolle, Beratungsunterlagen, Streuartikel, Broschüren, Telefonverzeichnis.

4. Bei jedem Messeauftritt ist ein Standleiter zu bestimmen.

5. Vor Messebeginn ist das Standpersonal in den Messestand einzuweisen.

Kommunikation

• Standwerbung
  Elemente der Standwerbung sind:
  • Standgestaltung an sich
  • Sonderaktionen (Preisausschreiben, besondere Konditionen während der Messe)
  • Werbung auf dem Messegelände (Fahnen, Plakate), Messekatalogeintrag
• Direktwerbung
  Elemente der Direktwerbung sind:
  • Einladungsschreiben an die Zielgruppe, eventuell mit Gutschein für Eintrittskarte
  • Einladung mit Ankündigung eines Werbegeschenkes für Standbesucher
  • Persönliche Einladung durch den Akquisiteur
• Klassische Werbung
  Elemente der klassischen Werbung sind:
  • Rechtzeitige Anzeigenschaltung zum Messestand in Sonderveröffentlichungen der Tageszeitungen, Fachzeitschriften und Kundenzeitschriften
  • Plakatwerbung
  • Eintragung in Messekataloge
  • E-Mail-Werbung
  • Social Media/Onlinewerbung

Sonderaktionen

Durch Sonderaktionen kann die Attraktivität des Messeauftrittes noch gesteigert werden. In erster Linie bietet sich die Organisation eines Preisausschreibens an. Die einzelnen Vorbereitungsschritte sind:

1. Festlegung der Fragen mit Bezug zur Präsentation auf dem Messestand

2. Entwurf einer Teilnahmekarte

3. Einbau des Gewinnspieles in die Gesamtkommunikation
Schulung des Standpersonals
Zur positiven Verstärkung give-aways für die Teilnehmer
Festlegung von Ort und Zeitpunkt der Gewinnermittlung
Abstimmung von Ort und Zeitpunkt der Gewinnübergabe mit den Gewinnern
Pressenachlese der Sonderaktion (z.B. in Kundenzeitschrift bzw. Einladung der örtlichen Presse zur Gewinnüberreichung)

Erfolgskontrolle

Jeder Messeauftritt sollte primär unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten gesehen werden. Zur Beurteilung der Sinnhaftigkeit der Messeteilnahme sind folgende Arbeitsschritte zu empfehlen:

1. Aufstellung eines Kostenplanes

2. Ermittlung der indirekten Kosten, die mit der Messe in Zusammenhang stehen

3. Vergleich Plankosten/Ist-Kosten

4. Quantitative und qualitative Auswertung der Besucherkontakte/Erfassung mit Hilfe der Messeprotokolle

5. Manöverkritik des Standpersonals

6. Bewertung des Messeerfolges auf der Grundlage der Zielvorgabe

7. Dokumentation und Abschlussbericht

Eine Checkliste für Veranstaltungen finden Sie hier: Link setzen zu
Checkliste Veranstaltungen